Wat moet Incident Management u bieden

EXB Incident Management Software kent veel mogelijkheden. Hieronder een checklist om snel een overzicht te hebben:

  Functionele eigenschappen van goed Incident Management :
  • moet toepasbaar zijn voor oneindig vele typen “incidenten”
    • ongevallen
    • bijna ongevallen (near-misses)
    • klant klachten en claims
    • klanttevredenheid
    • materiële schades
    • milieu incidenten
    • non-conformiteit rapportage
    • inspecties en observaties
    • veiligheidsrondes
    • leveranciersbeoordelingen
    • audits op actiepunten
    • etc.
  • het framewerk moet in te richten naar eigen inzicht en behoefte
  • Incident management moet onderdeel van een geïntegreerd kwaliteitssysteem, met:
    • Corporate Governance
    • Regelgeving en Compliance
    • Risk Management
    • Interne Audits
    • Proces Management
    • Organisatie
    • Vergunningen en contracten
    • Documentbeheer
    • BI, Dashboards en Rapportage
  • moet modulair opgezet zijn en ook zo in gebruik te nemen
  • moet multi-site met globale en lokale regels, meldingen en opvolgingen ondersteunen
  • rapporten en dashboards moeten op te zetten en/of aan te passen naar eigen inzicht
  • moet beschikken over configureerbare intelligente elektronische registratieformulieren
  • meldingen moeten kunnen worden gecategoriseerd, gerubriceerd en naar ernst ingedeeld
  • subcontractors en leveranciers moeten ook betrokken kunnen worden
  • biedt lokale vastlegging (app) met een centrale beoordeling en opvolging
  • moet automatisch kunnen koppelingen (tweezijdig) met andere systemen
  • app biedt naast registratie ook nieuws, notificaties, documenten, terugmeldingen, etc.
  • elke melding moet een uniek dossiernummer krijgen
  • aan incident meldingen moeten vele zaken te koppelen zijn, zoals:
    • foto’s
    • filmpjes
    • e-mails
    • documenten
    • verslagen
  • de meldingslocatie kan op een plattegrond getoond worden
  • meldingen en de opvolging worden aan personen of afdelingen toegewezen
  • elk melding is te volgen, incl. tijd, status, activiteiten, etc.
  • melden kan via laptop, pc, tablet, smartphone of terminal
  • een melding zonder internet connectie wordt later gesynchroniseerd
  • meldingen invoeren is zeer laagdrempelig te maken
  • waar nodig automatische feedback of push berichten
  • automatische acties worden uitgezet waar dat gewenst is
  • acties hebben een einddatum/tijd en kennen herinneringen
  • samenwerking en borging van de voortgang is geregeld
  • meldingen linken naar gerelateerde informatie, zoals:
    • vestiging, activa, afdeling, medewerker
    • regelgeving en normen
    • categorieën en rubriceringen
    • interen audits
    • processen en werkinstructies
    • etc.
  • Oorzaak analyse (RCA; Root Cause Analyses)
  • Meerdere analyse methode toe te passen
  • Initiëren behandelingsproces (inplannen acties)
  • Corrigerende en/of Preventieve Acties (CAPA) – verbetermanagement
  • Monitoring van voortgang en borging maatregelen
  • Evaluatie van individuele meldingen en trends
  • Rapportage dashboards en formulieren
  • Standaard Bi meegeleverd, maar ook open voor andere BI tools
  De technische eigenschappen:  EXB Software:
  • volledig webbased oplossing
  • dag en nacht beschikbaar voor gebruik
  • beschikbaar in Ned, Eng, Duits, Frans en Spaans
  • in moderne standaard technieken en software
  • relationele database incl. meegeleverd rapportage/BI tool
  • indien gewenst een Escrow regeling te bieden
  • gebruik over internet onafhankelijk van tijd en plaats
  • bij afwezigheid van internet ook offline te gebruiken
  • beschikbaar in de cloud vanuit Europees datacenter
  • te gebruiken met een abonnement op SaaS oplossing
  • met regelingen voor beveiliging, privacy en data security
  • kan ook on premisse op locatie worden aangeschaft
  • actief doorontwikkeld en onderhouden met updates
  • gebruikersvriendelijk en snel in gebruik
  • single sign-on optie op basis van bv. Active Directory
  • beschikt over een mobiele App ( Apple/Android )
  • veilige standaard connecties via REST API’s
  • export van data als XML of naar Excel mogelijk
  • onderdeel van stabiele ICT groep, de Sesos group
  • meerdere vestiging in Nederland
  • stabiele organisatie, sinds 1989 bestaat
  • zelf ontwikkelde geïntegreerde software
  • eigen Nederlandstalige helpdesk
  • service vastgelegd in Service Level Agreement
  • ondersteuning bij opzet en invoering beschikbaar
  • biedt ook trainingen, scans en verbeteradvies
  • werkt samen met kundige, ervaren partners
  • kent een uitgebreide klanten base
  • geeft klanten invloed op de verdere ontwikkeling